需要举办年会的机构一般分两种，一种是协会或学会，另一种是企业。顾名思义，年会通常安排在年终或年初举办，但是，由于年会扎堆，要找到心仪的排期跟场地不是一件容易的事。这一期，我们就从专业组织者的角度出发，看看如何挑选出理想的广州年会场地。

无论是协会还是企业，在面临紧张档期时，最好的应对方案当然是提前规划，尤其是大型年会。如果是组织千人以上规模的广州年会，通常来说场地面积不会低于两千平方米，而两千平米以上的场地在广州属于稀缺资源。如果需要预定年末或年初的年会档期，这类型的广州年会最好提前半年开始寻找合适的场地。提前寻找场地的另一个优点是降低费用，提前较长时间预定时，场地往往有更大力度的优惠，当档期所剩不多时，则可能面临着临时调价的风险。

提前规划好年会的日期后，接下来就是根据年会的规模和形式考虑宴会厅的布局了。在寻找合适年会场地之前，组织者应该在心中描绘出理想场地的模样，然后带着这种想法有针对性地寻找场地，以达到事半功倍的效果。对协会而言，参加年会的宾客可能很大一部分来自外地，因此在选择时可以更偏向靠近交通枢纽、酒店的场地；而对企业来说，年会一般是本地员工参加，因此位于市中心、交通便利的场地会更受青睐。

一般来说，方正无柱的广州年会场地是更好的选择，因其在同等面积下可以容纳更多宾客，减少空间浪费。当然，年会对层高也有一定要求。宴会厅的层高最好超过六米，过低的层高除了让人感到压抑之外，同时也会影响到拍摄宣传效果。而且，足够的层高也给年会的搭建提供了足够的想象空间。企业很多年会与表彰大会结合起来，因此，舞台效果越是气派、越是精致，就越能达到后期的宣传效果。在这种情况下，充分利用垂直空间，可以在广度与深度上给予宾客强烈的视觉冲击。

到了这里，线上的筛选阶段就告一段落了。剩下的内容，更多需要通过现场考察得出结论。在现场参观时，首先留意的是入口到年会场地之间的路程，人流动线是否复杂或出现交叉，以至于需要添加额外的指引。到达场地时，观察前厅区域的大小，是否可以兼具接待、签到或展示等诸多功能。许多组织者在举办年会时，往往只关注厅内的情况，而忽略了前厅的重要作用。宾客到达会场，第一印象就是年会的前厅搭建，可以说，一场年会从宾客到达前厅时就已经开始了。

在参观场地时，很多东西都显而易见。其中，值得注意的是年会的视听设备。如果年会场地配备了投影仪或LED显示屏，他们的显示质量是否符合组织者的预期？此外，还可以提前通知会场人员打开麦克风与音响，评估声音的传播效果。如果在年会之前才开始调试设备，无形中减少了活动的容错性，因此，多准备一些紧急备案，如考虑活动中音响串音、显示屏故障等可能出现的问题，会让活动进行得更加流畅。

最后，就该来到了一场年会的重头戏：晚宴餐饮了。吃得好不好，是宾客对一场年会举办得是否成功最直观的评判标准之一。为了保证在“吃”方面不出差错，组织者除了可以对主围、副围等VIP坐席进行菜品升级外，在年会举办之前，通过实地试菜，也能在一定程度上把控出品质量。在试菜时，需要注意的是核对每一道菜的食材和订单是否一致，并留心食材中是否含有某个VIP来宾的过敏原。如果发现某一道菜的出品有偏差时，就需要及时跟相关工作人员反馈情况，确保年会现场餐饮的万无一失。

那么，如果因为档期无法调节，出现无场可用的情况该怎么办？在预算充足的情况下，不妨组织员工们去往外地奖励旅游。将会议与旅游相结合是一种新颖的年会模式，也是对员工的一种奖励。在会奖过程中，不仅可以达到年会的效果，更可以增加企业的内在凝聚力，提升员工们的工作积极性。在厌倦了千篇一律的年会形式后，会奖也是组织者值得考虑的选择。

在广州选择年会场地时，以上就是一部分需要组织者留心的环节。当然，其中还有更多可以细化的地方：物流动线、贵宾动线、年会配套服务、会场温度等等。因此，在挑选的过程中，很难遇到十全十美的广州年会场地。组织者可以做到的，是将需要关注的环节按重要程度排序，并加以量化，科学地得出最合适的方案。广州越秀国际会议中心内数十个场地，给组织者们提供了多样化的选择空间，哪一个会是你的心仪之选呢？