广州年会的旺季即将来临，关于场地，许多年会主办方也纷纷开始了在市内挑选合适的年会地点。但要找到心仪的年会场地却需要一定的技巧，期间要协调的不仅是场地的档期、预算和沟通细节，第一步，主办方就需要在大海般的年会场地之中尽量缩小范围，从数个备选里面找到与年会本身相对最合适的场地。作为专业的活动服务提供者，广州越秀国际会议中心以场地的角度，带来不同的年会举办心得。

在考虑年会的具体场地时，先要从年会的形式和主题出发，根据年会的相关性质找到匹配的地点。例如，年会的对象是面对全体企业内部员工时，选择的年会场地应该与所在公司尽量靠近、或位于广州市的中心城区，这两类都能让员工用较少的时间到达场地，或结束后回到家中。而有的年会，除了面对内部员工外，有的也会邀请外部的客户，而且客户的规格较高，在地点的选择上也会相对照顾客户前往。这种结合了答谢性质的年会，选择离客户公司更为靠近的地点会更好。如果无法做到的话，也可以安排专车前往接送，弥补距离上的劣势。

在限定好年会场地的物理范围后，紧接着进行的是现场对备选的考察，以得出进一步的结论。在现场考察时，需要年会主办方留心的方面也不少，从场地外到内，首先看到的是场地内部的环境。无论是工业创意园、酒店、会议中心内举办，场地外部环境给参会者带来的往往是关键的第一印象。以在会议中心举办的年会为例，从进入会议中心开始，通往活动场地路上的指引很重要。会议中心通常是一个巨大的建筑综合体，因此场地和主办方应该确保客人可以通过导向顺利到达会场。首先，会议中心本身的标识指引是否已经足够多，且清晰地将客人带完年会场地？如果没有，那么是否备有足够的临时指引牌，以应付大型年会的需求？在客户到达场地之前，主办方就要多想一步。此外，场地前的空旷空间，对年会的效果也有非常明显的影响。前厅的面积如果足够大，那么留给搭建的空间就非常广阔，通过充满创意的大型搭建，主办方可以在年会开始前就给予客人一个巨大的惊喜。

说完了场地外部，在场地内的影响因素，将给参会者最直观的年会体验。一般来说，年会选择宴会厅来举办会更符合来宾的预期。在宴会厅以内，主办方需要留意的是厅里的硬件设施，例如涉及LED屏幕、音响、麦克风、灯光等视听设备。在活动之前，最好对此类设备进行必要的测试，因为这类视听设备会直接影响年会效果。如果年会场地的硬件设备已出现老化现象，难以保障活动质量，那主办方最好准备好另一个应急计划，从而保证整个活动的顺利举行。

在广州举办年会，场地的选择除了遵循以上原则之外，还要考虑年会的规模、场地的格局、装修风格等一系列的问题。所以，很难找到一个十全十美的年会场地，他们或多或少都存在一定的短板。主办方要做的，就是综合考虑，尽量在自己的预算范围内选择跟年会主题最为匹配的场地。广州越秀国际会议中心作为新晋国际会议中心，地处市中心的优越区位，同时拥有不同规格的宴会厅，各类年会均能在此找到理想场地。